Передавання справ до архіву — процедура та оформлення

На кожному підприємстві перебуває в роботі безліч документів, які далі сортуються, систематизуються, підшиваються... Упродовж чітко встановленого законодавством строку документи мають зберігатися, зокрема, й в архіві. Як же правильно передати документи на зберігання до архіву? Де, хто і як має це робити?

Архів у структурі підприємства

Архів може бути самостійним структурним підрозділом підприємства (установи) або входити до складу служби діловодства (наприклад, управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). Усе залежить від структури підприємства та Положення про архів, затвердженого керівником підприємства (установи). На необхідність затвердження цього положення вказує п. 2.2 Правил № 16.

Нагадаємо!

Правила № 16 є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.

У разі якщо в діяльності підприємства утворюються документи Національного архівного фонду1 (далі — НАФ), власні Положення про архів потрібно погоджувати з відповідною експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) або експертною комісією (далі — ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради, після чого положення затверджуються керівником підприємства (абз. 2 п. 2.2 Правил № 16).

Вимоги щодо забезпечення формування, обліку, зберігання та використання НАФ, документи якого є власністю держави та власністю територіальних громад, установлено Правилами 656.

Перед архівом стоять такі основні завдання (п. 2.4 Правил № 16):

    - приймати від структурних підрозділів і зберігати архівні документи;
  - контролювати разом зі службою діловодства стан зберігання та правильність оформлення документів у структурних підрозділах;
    - брати участь у складанні й погодженні зведеної номенклатури справ2;
    - перевіряти, щоб формування документів у справи відповідало затвердженій Номенклатурі справ;
   - вести державний облік документів НАФ і надавати відомості про їх кількість відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради за формою додатка 17 до Правил № 16;
    - проводити попередню експертизу цінності документів, що перебувають на зберіганні;
   - складати та подавати на розгляд ЕК підприємства (установи) проєкти описів документів, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників і актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
    - створювати й удосконалювати довідковий апарат до архівних документів;
    - організувати порядок користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій, витягів із документів;
    - готувати й передавати документи НАФ до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

      Як бачимо, зберігання документів — лише незначна частка обсягу робіт, покладених на працівників архіву.

До того як документи потраплять до справ, вони мають зберігатися в підрозділах, у яких їх створено.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси до передачі їх до архіву повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88). Зберігання, оформлення та передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися лише за рішенням головного бухгалтера (п. 6.8 Положення № 88).

Які документи передають до архіву

Список документів, які направляються до архіву підприємства, зазначено в п. 2.7 Правил № 16.
Це:

    - закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання зі структурних підрозділів;
      - особові архівні документи працівників;
      - документи з паперовою основою організацій-попередниць, які були ліквідовані;
   - друковані видання, що доповнюють архівні документи й необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;
      - довідковий та обліковий апарат до архівних документів (описи, Номенклатури справ).

Порядок передавання документів до архіву: основні кроки

Документи передаються зі структурних підрозділів підприємства до архіву через 2 роки після закінчення їх діловодства. Конкретний їх перелік, як ми вже казали, ви знайдете у своїй зведеній Номенклатурі справ. Остання ж ґрунтується на нормах Порядку № 578. До того ж зорієнтуватися, які документи зберігати, допоможе лаконічніший Перелік № 430. Тим більше що він призначений для використання всіма підприємствами, установами, організаціями, що не належать до джерел формування НАФ.

Після того як встановлений строк зберігання мине, документи НАФ передають до відповідного державного архіву. Документи, які не підлягають державному зберіганню, знищують. Звісно, про цю непросту процедуру ми розповімо в іншому розлогому матеріалі.

Закінчені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу мають здаватися до архіву підприємства для подальшого зберігання й використання (п. 5 Правил № 16). При цьому справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву за рішенням керівника.

Тому, перш ніж передати документи зі структурного підрозділу до архіву, потрібно:

    сформувати документи у справи;
    перевірити правильність оформлення документів кожної справи;
    оформити справи, скласти внутрішній опис, зробити засвідчувальний напис і оправити їх.

І не забувайте, що ці справи мають відповідати Номенклатурі справ.

Формування справ, закінчених діловодством

Так, практично всі знають, що потрібно зберігати такі документи: накладні, картки, відомості, договори тощо. Проте Правила № 16 розглядають зберігання (а перед тим формування, перевірку, передачу чи знищення) справ із такими документами. Справи складаються з документів, закінчених у діловодстві, згрупованих згідно з Номенклатурою справ. У них містяться документи з одного або групи подібних питань. У справах містяться лише оригінали або, у разі їх відсутності, засвідчені копії документів (пп. 3.2.2 Правил № 16). Не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій і документів, що підлягають поверненню (зі штампом, який належить органу вищого рівня).

Справа містить підбірку цих документів за рік. Виняток — для документів, судових, особових і перехідних справ, що пояснюється строком їх зберігання.

Загальні вимоги до оформлення справ

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші справ, що складаються з кількох томів чи частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці у лівому верхньому куті.

Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

Підшиті у справи конверти з вкладеннями нумеруються так: спочатку нумерується конверт, а потім — кожне вкладення в конверті.

Забороняється застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців для нумерації (пп. 5.1.2 Правил № 16).

За наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, за якої старі номери закреслюються однією косою рискою й поруч ставиться новий номер аркуша. Хоча, якщо таких помилок небагато, то в нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

Аркуш формату більшого, аніж формат А-4, підшивається за одну сторону й нумерується як один аркуш у правому верхньому куті та фальцюється у формат А-4. Якщо до документа підклеєно однією стороною інші документи (переклади, вирізки, вставки в текст тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Обсяг готової до передачі до архіву сформованої справи не повинен перевищувати 250 аркушів або 30–40 мм завтовшки (пп. 3.2.5 Правил № 16).

1. Внутрішній опис

У разі якщо це передбачено інструкцією з діловодства, то складається внутрішній опис документів справи (додаток 8 до Правил № 16). Це своєрідний зміст справи на окремому аркуші, який містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки й номери аркушів справи, на яких розташовано кожен документ, та їх рух (доповнення/вилучення/заміни копіями). Його складають обов'язково лише для деяких категорій справ (яка містить унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи тощо), якщо інше не передбачено інструкцією з діловодства.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому цифрами й прописом зазначається кількість документів, включених до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Його підписує укладач.

Якщо справу оправлено чи підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміна складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» з посиланням на документи, що пояснюють зміни (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

2. Засвідчувальний напис

Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації роблять засвідчувальний напис справи (додаток 9 до Правил № 16). Підписує його особа, яка його склала. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) відзначаються в засвідчувальному написі з посиланнями на відповідний підтвердний документ (наказ, акт).

3. Оправлення

Перед передачею до архіву справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу їх мають оправити в тверду обкладинку. Справи тимчасового зберігання, з первинною бухгалтерською документацією — мають бути прошиті спеціальними суровими нитками або дратвою на чотири проколи. При цьому металеві скріпки, шпильки потрібно з документів вилучити. Звісно, нині досить багато різновидів папок-реєстраторів, які можна застосувати для того, щоб вони могли слугувати тимчасовим вмістилищем документів справи (до їх оправлення).

4. Обкладинка

Обкладинки до справ оформлюють за формою додатка 10 до Правил № 16. Написи на ній роблять чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

Перед передачею справ до архіву підприємства до тексту на обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ змісту підшитих документів. За потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.

На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер архівного фонду (якщо в архіві зберігається два й більше фондів).

Якщо впродовж періоду, що охоплює документи справи, змінюється назва підприємства (структурного підрозділу), на обкладинці справи зазначається нова назва (структурного підрозділу), а попередня береться в дужки. Так само потрібно чинити, коли справи переходять до іншого підприємства (структурного підрозділу) у разі правонаступництва ліквідовуваної організації.

Описи справ, які передають до архіву

Справи до архіву супроводжує ще один документ — опис справ (додаток 1 до Правил № 16). Його складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства в структурному підрозділі за методичної допомоги архіву. Один опис справ охоплює кілька років. Усі справи вносяться до нього за єдиною нумерацією — на кожен рік формують річний розділ.

Назвемо правила його складання (пп. 5.2.2 Правил № 16):

    номер опису має складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ із додаванням початкової літери назви категорії документів (П — постійного, Т — тимчасового, Ос — особові), що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведено справи (наприклад , 05-П-2010);
    опис заповнюють згідно з відомостями, зазначеними на обкладинках справ. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;
    графа «Примітка» використовується для відміток про особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим відділам або підприємствам, про наявність копій підшитих документів;
    кожна справа вноситься під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), кожен том (частина) вноситься до опису під самостійним номером (графа 1);
    коли є кілька справ поспіль з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі решта однорідних справ позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
    справи з особового складу вносять до описів за алфавітом, тематикою, хронологією.

Нарешті, наприкінці опису складають підсумковий запис із зазначенням (цифрами й прописом) кількості справ, що числяться за описом, першого й останнього номерів справ за описом, а також особливостей нумерації справ в описі.

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках наприкінці розділів опису кожного наступного року ставлять відмітку «Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № ____», а графи 4, 5 опису не заповнюються.

Отже, укладач складає опис у двох примірниках, підписує із зазначенням своєї посади, погоджує з керівником служби діловодства, а далі затверджує в керівника структурного підрозділу (пп. 5.2.6 Правил № 16). Перший примірник опису відправляють зі справами до архіву, другий — залишається в структурному підрозділі як контрольний примірник.

Проілюструємо це на зразку.

Передача до архіву

Після роботи з документами залишився останній крок — передати їх із підрозділу до архіву. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ роблять відмітки про прийняття тієї чи іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами й літерами ставляться відмітки про фактичну кількість справ, передану до архіву підприємства, номери справ, які відсутні, дати приймання-передачі справ і підписи осіб, які здавали й приймали справи (пп. 5.3.4 Правил № 16 ). Дані про кількість заведених справ (переданих до архіву, у тому числі перехідних) потім фіксують у підсумковому записі зведеної номенклатури справ.

Список використаних нормативно-правових актів:

Закон про Нацархів — Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. № 3814-XII.

Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Правила № 16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархівів України від 16.03.2001 р. № 16.

Перелік 430 — Перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, які мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін'юсту України від 14.03.2013 р. № 430/5;

Правила № 656 — Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Мін'юсту України від 08.04.2013 р. № 656/5;

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88.

1 Документ НАФ — це архівний документ, культурну цінність якого визнано відповідною експертизою, який підлягає державному обліку та зберіганню (ст. 1 Закону про Нацархів).

2 Докладніше про те, що це за документ і як його складати, ми розглядали в матеріалі «Номенклатура справ на підприємстві» газети «Інтерактивна бухгалтерія» № 7 (16).

Джерело — «Інтерактивна бухгалтерія»